Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения, передачи документов обобщенно называется средствами организационной техники - оргтехникой.
Техническое оснащение рабочего места
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т. д. В действительности под малой оргтехникой в настоящее время понимается вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, степлеры, клей, скрепки и т. д.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Так, для создания документов в настоящее время используются две технологии.
Во-первых, возможно заполнение уже установленных форм документов или написание проекта документа от руки. Для этого каждый сотрудник должен иметь средство письма: шариковую, капиллярную или чернильную ручку любой модификации.
Во-вторых, составление документа непосредственно на компьютере. Компьютер, как и телефон, может быть персональным не только по терминологии, но и по смыслу, т. е. иметь только одного «хозяина» или быть средством коллективного пользования. Для подготовки текстовых, табличных документов пригоден практически любой современный компьютер стандартного оснащения: устройства для чтения дискет и лазерных дисков, клавиатура, манипулятор. В качестве манипулятора может использоваться «мышь», трекбол, сенсорный экран, электронный планшет.
Важными характеристиками производительности компьютера при работе с документами имеет величина оперативной памяти и емкость жесткого диска, т. к. новые версии офисных приложений (программ) становятся все более требовательными именно к этим показателям, а с работами по распознаванию текстов успешно справляются и процессоры частотой 100 МГц.
Каждое рабочее место должно иметь набор различных носителей информации: бумага, бланки, дискеты и др. На рабочем месте необходимы лотки, а то и настольные этажерки для хранения бу-маги, ящики столов должны позволять убирать в них коробки с дискетами, скрепками, ручки, карандаши, маркеры и другую «мелочь». Обязателен ящик, приспособленный для хранения папок с бумажными документами, лучше подвесного хранения, и соответствующие специальные папки-скоросшиватели с системой крепления, «файлы» для хранения в них документов и т. д.
Для организации личной работы необходимы настольные календари, папки и лотки для визиток, папок с документами, контрольных карточек, карманные и настольные органайзеры, скрепки для скрепления различного количества листов, зажимы для бумаги, кнопки, степлер и антистеплер, другая малая оргтехника. Но значительная часть оргтехники не нужна сотрудникам в течение длительного времени, поэтому такие офисные средства вполне могут быть общими или для нескольких рабочих мест, или в целом на структурное подразделение.
Если предполагается работа только с компьютером, может быть оборудовано специальное рабочее место - «компьютерный уголок».
Средствами оргтехники коллективного пользования может быть не только принтер, «ксерокс», телефакс, шредер, но и один из компьютеров, дооснащенный сканером, факс-модемной платой для выход в Интернет и другими аксессуарами.
В коллективном пользовании целесообразно иметь степлеры и дыроколы, различающиеся производительностью (толщина пробиваемых листов, количество пробиваемых отверстий).
В коллективном пользовании могут находиться средства корректировки текста, запас бумаги, чистых бланков, дискет и папок. Кроме офисных столов, как правило, необходимы в единоличном, а чаще коллективном пользовании шкафы и стеллажи для хранения справочных, черновых материалов и литературы. По усмотрению руководства рабочие помещения могут быть оснащены стационарными шкафами для открытого или сейфового хранения дел и справочников общего пользования.
Рабочее место специалиста службы ДОУ, структурного подразделения, связанных с обработкой больших массивов документной информации, должно быть и соответственно оснащено оргтехникой.
Во-первых, при наличии в структурном подразделении секретаря или иного сотрудника, ответственного за работу с документами, техника коллективного пользования (принтеры, телефакс, копировальный аппарат и др.) для более продуктивного ее использования, своевременной замены сменных печатающих картриджей, организации ремонта должна быть в ведении этого сотрудника. Наличие специального работника подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вовне организации.
Рабочее место специалиста службы ДОУ должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля документов, полученных сотрудниками подразделения и находящихся у них на исполнении. Нелишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением, при отказе компьютерной техники, например, из-за вирусной атаки или особой секретности подготавливаемого документа.
Организация рабочего места специалиста службы ДОУ формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места. Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
средства малой оргтехники, письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.;
средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе - портативная пишущая машинка);
средства обработки бумажных документов: склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов;
средства хранения и поиска документов: картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф;
средства связи: телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;
копировальные средства и аппараты;
шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
офисная мебель и оборудование.
Рабочие компьютерные места и столы сотрудников, оргтехника коллективного пользования размещаются таким образом, чтобы минимизировать трудности общения между собой и пользование техникой.
-
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до зав. Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . Комплект специальных приспособлений для создания, обработки, хранения... -
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами .
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. -
Организационные формы работы с документами . Каждая организация должна создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел Д.
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
для работы
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех коллегий, а система де... подробнее ».
Организация и техническое оснащение рабочих мест для работы с документами . -
При Kзо =1 обеспечивается узкая специализация рабочего места , и создаются предпосылки для роста производительности труда за счет выработки трудовых навыков рабочих , возможностей технического оснащения труда и т.п. -
Выделение непродолжительных по времени выполнения операций позволяло упрощать технологическое оснащение и организации производства, совершенствовать навыки рабочих , увеличивать производительность их труда. -
...техническое оборудование всех рабочих мест и создавать на них условия работы
Законодательные документы по охране труда обязывают администрацию предприятий
В случае причинения увечья или иного повреждения здоровья организация , ответственная за... -
Проектная документация , разработанная в соответствии c исходными данными, техническими условиями
Порядок организации и проведения тендера на проектные работы определяется
Ссылочные документы в состав рабочей документации не входят и могут передаваться...
Найдено похожих страниц:10
Подобные документы
Эргономика - наука о приспособлении орудий и условий труда к человеку. Особенности организации рабочего места инженера по стандартизации предприятия. Описание параметров рабочего помещения, его размерные характеристики. Связь эргономики и охраны труда.
курсовая работа , добавлен 16.01.2011
Соответствие организации рабочего места требованиям эргономики. Антропометрические параметры тела человека. Построение соматограммы рабочего места пользователя персональной ЭВМ. Рекомендации по улучшению эргономических показателей рабочего места.
контрольная работа , добавлен 25.02.2013
Выявление опасных и вредных производственных факторов, влияющих на организм рабочего при санитарно-гигиеническом анализе рабочего места машиниста башенного крана. Разработка средств индивидуальной и коллективной защиты. Расчет искусственного освещения.
курсовая работа , добавлен 04.06.2012
Устройство токарно-винторезного станка. Организация обслуживания рабочего места, способы и средства связи со службами обслуживания и управления. Пространственная организация рабочего места токаря. Требования к производственной безопасности и охране труда.
курсовая работа , добавлен 20.07.2012
Трудовые процессы: организация, цели и задачи. Принципы обслуживания рабочего места фрезеровщика. Проектирование трудового процесса и карт рабочего места. Обоснование экономической эффективности. Условия, необходимые для оптимальной организации процесса.
курсовая работа , добавлен 04.11.2013
Вредные факторы рабочего места, схема помещения. Анализ освещения и микроклимата в офисе. Правила пожарной безопасности. Источник электростатического поля в помещении, его влияние на состояние человека. Потенциальные вредные факторы в офисном помещении.
практическая работа , добавлен 13.06.2012
Понятие рабочего места. Оценка рабочего места маляра по условиям микроклимата, освещенности, шума. Аттестация рабочего места оператора электронно-вычислительных и вычислительных машин. Мероприятия по улучшению и оздоровлению условий труда в организации.
курсовая работа , добавлен 22.11.2013
Характеристика правил состояния рабочего места. Планировка помещения. Анализ наличия опасных и вредных факторов. Мероприятия по устранению или снижению их воздействия. Производственная гигиена и санитария. Пожарная безопасность с выбором средств защиты.
курсовая работа , добавлен 16.05.2011
Разработка мероприятий по улучшению условий труда и повышению уровня безопасности рабочего места столяра. Идентификация опасных и вредных производственных факторов исследуемого рабочего места. Определение общих мероприятий по улучшению условий труда.
курсовая работа , добавлен 28.05.2015
Выполнение эргономической оценки организации рабочего места оператора системы с точки зрения ее соответствия антропометрическим характеристикам человека методом соматограмм. Разработка рекомендаций по изменению соответствующих элементов рабочего места.
Как только появилась возможность установить компьютер на рабочее место, пользователь - экономист, управленец, любой информационный работник получил возможность использовать как отдельные информационные технологии для выполнения своих профессиональных функций, так и их совокупность, а также предметные подсистемы ЭИС.
Поэтому персональный компьютер, оснащенный профессионально-ориентированными инструментальными средствами и размещенный непосредственно на рабочем месте, на заре первых персональных компьютеров стали называть автоматизированным рабочим местом (АРМ). Его назначением была автоматизация выполнения рутинных работ информационным работником.
Многоместные инструментальные комплексы с распределенной обработкой данных, обеспечивающей коллективную работу пользователей (в основном, проектировщиков, разработчиков, программистов), стали называть автоматизированными рабочими станциями. В отличие от АРМ станция является системой коллективного пользования данными и программными продуктами для выполнения одного типа профессиональной деятельности.
АРМ, как часть ЭИС, предназначались для выполнения следующих обобщающих функций: документалистики, расчетов, коммуникации, помощи в принятии решений.
Документалистика означает, что на ЭВМ должны решаться задачи систематизации, архивации, хранения, поиска и управления документами в делопроизводстве. При этом обработке подлежат все типы документов текстовые, числовые, графические, аудио-, видеоинформация. Средства автоматизации этого вида работы в настоящее время обеспечиваются текстовыми, графическими, табличными процессорами, системами управления базами данных, гипертекстовой и мультимедийной технологиями, системами электронного архивирования, системами организации и управления документами, системами электронного документооборота.
Для автоматизации расчетов были созданы типовые пакеты прикладных программ ППП, реализующие основные рутинные операции в деятельности любых информационных работников: бухгалтеров, кладовщиков, банковских работников, менеджеров, статистиков и т.д. Эти ППП фактически реализовывали все операции внутримашинного этапа технологического процесса обработки данных в той или иной сфере деятельности. С появлением новых информационных технологий расширился круг автоматизации рутинных работ, связанных с обработкой разнотипных данных, коммуникаций, помощи в принятии решений. Появились системы, объединяющие многие информационные технологии с типовыми расчетами, получившие название "электронный офис"".
Для автоматизации функций коммуникации разработаны сетевые технологии. Электронная почта стала неотъемлемой частью не только электронных офисов, но даже включается в операционные системы. Объединение СУБД с сетевыми технологиями породило распределенную обработку данных. Технология распределения проникла во многие информационные технологии, позволяя распределять многие ресурсы, доступные посредством сети ЭВМ.
Системы поддержки принятия решений предполагают использование пакетов программ, реализующих методы имитационного моделирования, факторного и корреляционного анализа, других экономико-математических и статистических методов. Следует выделить направление «экспертные системы», которые призваны ответить на вопрос "как сделать чтобы". Экспертная система является частью искусственного интеллекта. Она включает базу знаний с набором правил и механизм вывода и позволяет на основании предоставляемых пользователем фактов распознать ситуацию, поставить диагноз, сформулировать решение или дать рекомендацию для выбора действия.
Экспертные системы предназначены для воссоздания опыта, знаний профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Они разрабатываются с использованием математического аппарата нечеткой логики для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. В силу больших финансовых и временных затрат в российских ЭЙС экспертные системы не имеют большого распространения.
Для поддержки принятия решения можно использовать и когнитивные компьютерные системы. Однако в силу сложности реализации и дороговизны такие системы эксплуатируются мало.
Компьютер, оснащенный новейшими ИТ, установленный на рабочем месте пользователя, позволяющий ему выполнять профессиональную работу, стали называть настольной ЭВМ (настольным компьютером).
Развитие средств коммуникаций и сетевых ИТ позволяет автоматизировать деятельность не только отдельных специалистов, служб, но и всего предприятия посредством корпоративных информационных систем. При этом реализуется безбумажная технология. Подключение локальных сетей к глобальным открывает возможность доступа к мировым информационным ресурсам и по-новому динамически строить производственные связи. Разрушаются стены между функциональными подразделениями внутри предприятия, исчезают границы, отделяющие поставщика от покупателя, подрядчика от субподрядчика, долгосрочные наймы рабочей силы по контракту. Вымирают предприятия-динозавры, логика конкуренции-партнерства заставляет фирмы переходить к кратковременным формам кооперации.
Принимая во внимание усиливающуюся конкуренцию на мировом рынке, компании стремятся быть готовыми произвести товар и оказать услуги в любой точке земного шара, как только в этом появится необходимость. Поэтому транснациональным корпорациям необходим коллективный доступ к внутренним данным, представленным на различных языках и в разной валюте.
Транснациональные информационные системы должны обеспечивать:
централизованный расчет налогов, учитывающий требования налогового законодательства разных стран;
преобразование валют в ходе транзакций на базе централизованно задаваемых курсов и правил;
многоязычные экранные формы, отчеты, подсказки и сообщения, вид которых определяется пользователем;
формат числовых данных, определяемый пользователем и характерный для данной страны (например, число знаков после запятой в валюте);
формат даты, времени, определяемый пользователем и характерный для его страны;
календарь выходных и праздничных дней, определяемый пользователем и др.
Несмотря на интеграцию различных информационных технологий в электронный офис, последний не является "безбумажным". За последние годы офис пополнился рядом оргтехники: факсом, телефоном, телексом, копировщиком, сканером, принтером, считывателем штрих-кодов, подсоединенными к компьютеру. Для каждого из них разработаны информационные технологии, которые работают независимо. Так, принтер распечатывает документ, а факс передает его. Поэтому возник вопрос об объединении всех этих ИТ в единую для выполнения большинства операций.
Концепция ATWork, разработанная фирмой Microsoft, предлагает специальную операционную систему, единую для всех видов оргтехники и создающую интеллектуальную периферию. Операционная система ATWork работает в реальном времени и содержит набор программ по обслуживанию каждого периферийного устройства в среде Windows. Она может быть "запущена самостоятельно и имеет файловую систему, содержащую "хранилище объектов", куда перемещаются данные от приложений без предварительной обработки, например в формате Word. Фактически операционная система заменила собой драйверы устройств. Это позволило ей выполнять функции электронной почты и факса.
Заметим, что использование ИТ на рабочем месте меняет технологию труда специалиста в предметной области.
Для работы с компьютером используются пакетная, сетевая и диалоговая технологии. Часть рутинной работы информационного работника, которая была формализована к моменту внедрения ЭИС, выполняется автоматически, без его вмешательства. Если программные и технические средства компьютера позволяют реализовать пакетный режим, то эта часть работ может выполняться в фоновом режиме. Когда требуется вмешательство пользователя, компьютер вступает в диалог, который ведется до тех пор, пока алгоритм не выйдет на формализованную часть решения задачи. Для ведения диалога можно использовать диалоговую и сетевую технологии. Сетевая технология применяется, если необходимо послать или получить запрос, сообщение, данные от удаленного пользователя, базы данных. При этом сообщение может содержать любые объекты реального мира (звуковую, аудио- и видеоинформацию, текст и т.д.), для обработки которых используют гипертекстовую или мультимедийную технологии. Таким образом осуществляется полуавтоматический режим работы, что позволяет выполнить на компьютере даже те виды работ, которые трудно формализуемы.
Технология труда информационного работника после внедрения ЭИС также меняется, потому что рутинную часть его работы, составляющую приблизительно 75% всех работ, выполняет компьютер. Изменяются формы расчетов, контроля, документалистики. Деятельность информационного работника направлена не на запись и регистрацию данных, а на анализ информации, подготовку оптимальных решений, выявление тенденций происходящих процессов, решение возникающих проблем, исправление неблагоприятных ситуаций, автоформализацию знаний. Тем самым меняются не только содержание работы, но и требования к квалификации и компетенции специалиста.
Внедрение ИТ дает возможность изменить характер труда информационного работника, высвободить время на творческий подход к исполнению обязанностей, повысить производительность и качество труда, сократить трудоемкость работы, что приводит к уменьшению численности персонала, а значит, к сокращению затрат на управление, повышению эффективности управленческого труда, изменению структуры управленческого аппарата и методов управления с целью совершенствования производства.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет Автоматики и Электромеханики
Кафедра «Информатика»
Специальность 350800
«Документоведение и документационное обеспечение управления»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: «Документоведение и документационное
обеспечение управления»
на тему:
«ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ»
Выполнила: ст. гр. ДАД -21
специальности 350800
Аюбова Д.Г.
Проверила: ст.пр.
Сарсенова Ж. Ж.
Астрахань 2009
- Введение 3
- 1 Положение о службе делопроизводства 6
- 2 Должностные инструкции 15
- 3 Организация рабочих мест 28
- Заключение 32
- Список литературы 33
Введение
Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением управлением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. Далее обобщенно я буду называть ее службой делопроизводства. В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание, специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на делопроизводителя.
Важным вопросом в постановке делопроизводства является определение структуры делопроизводственной службы и ее должностного состава.
В зависимости от объема работ (объема документооборота организации) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителя учреждения экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учетно-справочной работы (в нем могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); отдел (бюро) контроля; отдел (бюро) писем приема граждан; группа печати и размножения документов; отдел автоматизации; архив и др.
В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведет один секретарь.
Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объем работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такового руководитель подразделения должен назначить одного из сотрудников отдела ответственным за ведение делопроизводства.
Рациональная организация постановки делопроизводства начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организационно-правовые документы: положение о службе делопроизводства и должностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства. Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус структурного подразделения, его компетенцию, структуру, должностной состав, функциональное содержание деятельности работников подразделения, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Положения, содержащиеся в организационно-правовых документах, строго обязательны для исполнения. Эти документы подлежат утверждению руководителем организации.
1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
"Положение" - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76. .
Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:
Общие положения;
Цели и задачи;
Функции;
Права и обязанности;
Руководство;
Взаимоотношения (служебные связи);
Организация работы.
Составляя положение о службе делопроизводства в организации (общем отделе, канцелярии, секретариате и т.д.), можно воспользоваться Примерным положением о службе документационного обеспечения управления, помещенном как приложение в Государственной системе документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, приложение 12. С. 86-93. , учитывая, конечно, когда этот документ создавался, и Примерным положением службе Документационного обеспечения управления, данном в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Эти документы рассчитаны на крупные организации, но они содержат все разделы и помогут при отработке формулировки положения о службе делопроизводства в организации.
Начинается Положение о службе делопроизводства с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба делопроизводства (канцелярия, секретариат и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю. Таким образом, сразу определяется место службы ее значимость. Далее можно указать структуру службы. Например, состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штат службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).
Учитывая, что Положение действует длительный период, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления Положения (с ростом фирме штаты службы могут быстро измениться).
Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт - какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно типе "Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуете законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями распоряжениями Правительства Российской Федерации, правилами и инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе деле производства и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов или нормативно-методических актов по делопроизводству, разработанных данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.
Заканчивается раздел "Общие положения", как правило, пунктом о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу делопроизводства должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) специальным образованием.
В этом разделе можно указать, что служба делопроизводства имеет печать с обозначением своего наименования.
Второй раздел "Цели и задачи" можно построить на базе Типовой инструкции по делопроизводству, так как они отражены в ней достаточно полно; основными целями службы делопроизводства являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба решает следующие задачи:
Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
Сокращение документооборота, унификация форм документов;
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации (фирме, учреждении и т.д.) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96. .
Из основных целей и задач вытекает раздел "Функции". В нем необходимо подробно перечислить все работы, выполняемые службой. Именно этот раздел больше всего отражает специфику организации. При написании раздела также можно воспользоваться примерными положениями, где функции перечислены достаточно подробно, и добавить те специфические виды работ, которые характерны для вашей организации. Например, учет и хранение договоров, создание и ведение конкретных баз данных, ведение библиотеки и т.д.
Функции службы делопроизводства можно разделить на три группы:
Документирование управленческой деятельности;
Работа с документами;
Организационные виды работ.
К первой группе можно отнести:
Разработку и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;
Разработку бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;
Тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет, обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;
Составление документов по поручению руководства;
Оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;
Документирование работы совещаний;
Контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;
Контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.
Вторую группу функций лучше расположить в порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:
Прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
Регистрация документов;
Предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
Обеспечение доставки документов исполнителям;
Контроль за прохождением документов в организации;
Контроль за сроками исполнения документов;
Разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
Информационно-справочное обслуживание;
Отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу электронной почте;
Подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядки хранения документов в организации;
Формирование дел;
Организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
Подготовка дел для сдачи в архив;
Организация работы архива;
Организация работы с письмами и обращениями граждан.
К организационным видам работ относится:
Организация и обслуживание совещаний;
Организация приема посетителей;
Организация телефонных переговоров;
Методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
Совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
Организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.
Очень важен раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:
Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
Контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
Определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
Разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
Запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
Привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
Проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
Получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
Вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
При организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
Контролировать исполнение поручений руководителя;
Контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
Иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.
Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильно оформление документов, представляемых на подпись руководителю их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременна сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.
В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:
Распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;
Принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;
Подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;
Докладывает руководителю о поступивших документах;
Представляет документы на подпись руководителю;
Докладывает и представляет посетителей и т.д.
Объем работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.
В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:
Со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
С юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
С кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
Отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.
Последний раздел - "Организация работы" - может содержать ли пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.
Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.
Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы).
Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления" Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с. , "Укрупненными нормативами времени работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления" Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с. . Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с. .
2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.
Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
Общие положения;
Функции;
Должностные обязанности;
Ответственность;
Взаимоотношения (связи по должности).
"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.
Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.
Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М., Минтруда, 1998. .
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел "Должностные обязанности".
Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:
Организует работу канцелярии;
Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и и1 правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
Организует работу по регистрации, учету, хранению и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
Организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
Принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
Осуществляет методическое руководство организацией дела производства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
Обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний организует их техническое обслуживание;
Организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
Организует телефонные переговоры руководителя;
Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
Печатает по указанию руководителя различные материалы;
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
Принимает документы на подпись руководителю;
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Как видим, приведенные характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конфетной должностной инструкции.
В новом квалификационном справочнике с квалификационными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась квалификационная характеристика делопроизводителя.
Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.
Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия,
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора обработки и представления информации при подготовке и принятии решений,
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия,
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
Следит за своевременным рассмотрением и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение,
Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников,
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив,
Копирует документы на персональном ксероксе.
Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.
Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных Уровней будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а делопроизводитель структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.
В обязанности ответственного за ведение делопроизводства структурном подразделении обычно включают:
Прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;
Заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) при децентрализованной системе регистрации;
Внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при централизованной системе регистрации);
Передача документа исполнителю;
Сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;
Сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;
Проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;
Прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;
Передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;
Участие в составлении номенклатуры дел подразделения;
Формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;
Подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.
В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:
Выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;
Печатание под диктовку;
Распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;
Уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.
В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведется централизованно в бюро печати, в обязанности заведующего бюро, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:
Прием документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);
Учет выполненных работ;
Контроль за сроками выполнения работ;
Контроль за качеством выполнения работ;
Учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;
Обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;
Оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);
Обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;
Контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машинописными работами.
В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в должностных обязанностях указывают:
Постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);
Получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;
Проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);
Проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;
Информирование руководства о ходе исполнения документов;
Составление сводок об исполнении документов и т.д.
Если в составе службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной инструкции в разделе "Функции и обязанности" можно указать:
При обработке входящих документов:
Проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
Вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
Проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;
Проставление отметки о получении документа;
Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
Передача регистрируемых документов на регистрацию;
Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
Общий учет количества входящих документов.
При обработке отправляемых документов:
Проверка правильности оформления отправляемых документов и их комплектности;
Проставление адреса на конверте, вложение документов в конверт;
Маркирование почтовых отправлений;
Составление описей на заказную почту;
Отправка факсов и сообщений электронной почты;
Общий учет количества отправляемых из организации документов и т.д.
В должностные обязанности курьера обычно записывают:
Доставку корреспонденции с почты и доставку на почту в установленное время;
Доставку документов по городу;
Доставку документов в структурные подразделения;
Запись рассылаемых и получаемых документов в рассыльной книге и т.д.
Приведенные примеры, конечно, далеко не исчерпывают всех должностных обязанностей работников службы делопроизводства. Отдельному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдет отражение в его должностной инструкции. Другому-- копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заведующий архивом или ответственный за архивное хранение.
Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работнике службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.
В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.
Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.
Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.
Для секретаря руководителя - право при организации приема определения приоритетности приема посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.
Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.
Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.
Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.
Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщенно типа "работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией" или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения архив и т.д.
Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со ст. 15 Кодекса < административных правонарушениях, "Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит их служебные обязанности". За нарушения трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания (ст. 135 КЗоТ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень в жен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записываю что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке передаче информации и документов. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.
В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.
Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например, "Организация рабочего места", "Распорядок рабочего дня" и т.д.
Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например; раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем. Например:
3 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Все это вызывает быструю утомляемость и, естественно, отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м 2 на одного работника. Кроме того, принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и прежде всего персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчет площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведется от нормы 6 м 2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22-24°С, а влажность 40-60%. Служба делопроизводства находится обычно рядом с приемной руководителя, а секретарь-референт располагается в приемной руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается ее оборудованию.
Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, принимаются во внимание их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. Располагая рабочие места, учитывают размеры, рекомендуемые для проходов:
- ширина прохода для одного человека - 60 см;
- для двух человек - 80 см;
- для трех человек - 100 см;
- между столами - 55 см;
- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см;
- между стеной и столом - 65 см.
Нежелательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.
Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.
Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы - регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается достаточное количество рациональных комплектов мебели для приемной и офисных помещений.
Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с, ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.
Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).
Если есть бюро (группа) машинописных работ, то оно оснащаете персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техник может иметь переплетно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.
Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.
При традиционной регистрации документов и контроле исполнения нужны настольные картотеки.
Для хранения дел используются стеллажи, шкафы, металлические сейфы.
Выбор средств оргтехники постоянно расширяется и приспосабливается к внедрению автоматизированных технологий.
Правильно оборудованное рабочее место, красивый дизайн служебного помещения, здоровый микроклимат создают хорошее рабочее настроение и повышают производительность труда.
Заключение
Основными задачами делопроизводителя является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На делопроизводителя обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).
Весь процесс управления пронизан информацией, являющей основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любо фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбор; решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и в конечном счете достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.
Список литературы
1. Бондарева Т.О. Организация службы делопроизводства. - М., 2000. - ЮНИТИ-ДАНА, 467 с.
2. Воронин М.Г. Назначение и состав структуры службы делопроизводства. - М., 1999. - Высш. шк., 348 с.
3. Рогожин М.Ю. Задачи и функции службы делопроизводства. - М., Изд-во РДЛ, 2000. - 400 с.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие - М. Издательство РДЛ, 2000. - С. 247.
5. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих. - М., Мин руд РФ, 1998.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. - С.64 - 66.
7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии - М., 1998, С. 5-6.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. С.96.
9. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998, с.3.
10. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1989.
11. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
12. Единая государственная система делопроизводства. - М., 1975. С.76.
13. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.
14. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.
15. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес-кое пособие с образцами документов. -- М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
16. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо-бие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.
17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.
18. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.
19. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.
20. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. - Саратов, 2001.
21. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
22. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1995, 26 с.
23. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77 с.
24. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.
25. Организация службы делопроизводства. /Под ред. В.Л. Кудряева. - М.: Интел - Синтез,1999.
26. Сотов М.О. Делопроизводство. - М.: Русская Деловая Литература, 1990.
Подобные документы
Основы делопроизводства и его основные компоненты. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Виды классификации документов. Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме на основе научно-обоснованных принципов и методов.
реферат , добавлен 24.07.2010
Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.
дипломная работа , добавлен 11.03.2009
Правовое регулирование документационного обеспечения управления. Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций. Построение эффективной системы делопроизводства. Разработка нормативных документов государственного действия.
курсовая работа , добавлен 07.12.2014
Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Анализ организации документационного обеспечения управлением в ООО "ВолнаАвто". Применение автоматизированных технологий организации делопроизводства на исследуемом предприятии.
дипломная работа , добавлен 12.11.2015
Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.
курсовая работа , добавлен 05.12.2008
Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.
дипломная работа , добавлен 26.12.2010
Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.
контрольная работа , добавлен 06.03.2012
Общая характеристика деятельности ООО "Фудзияма", состав организационно–правовых, распорядительных и информационно–справочных документов организации. Пути совершенствования документационного обеспечения и автоматизации делопроизводства организации.
дипломная работа , добавлен 05.03.2011
Организация службы документационного обеспечения управления. Регистрация документов и организация справочно-информационного обслуживания. Контроль за сроками исполнения документов. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, передача дел в архив.
реферат , добавлен 22.01.2010
Общие принципы организации документационного обеспечения управления в РФ. Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты. Документ как важнейший носитель информации. Нормативно-правовая база делопроизводства в современной России.
При размещении в учреждении подразделений службы делопроизводства должны учитываться их взаимосвязи, а также последовательность прохождения документов. Целесообразно размещать службу делопроизводства рядом с кабинетами руководства и на одинаковом расстоянии от других структурных подразделений. Помещение с множительной и копировальной техникой, оборудованием для переплетных работ должны быть изолированы от других служебных комнат. Для шумных устройств, которые постоянно эксплуатируются, следует также предусмотреть отдельные помещения, отделаны звуконепроницаемыми материалами.
Наиболее рациональными являются помещения прямоугольной формы с соотношением 1:1,5 (но не более 1:2). Ширина рабочей комнаты должна быть не меньше 2,5 м, а высота - 3,25 м. При определении размера помещений для службы делопроизводства следует учитывать, что согласно действующих нормативов на каждого работника, который пользуется компьютером, должно приходиться не менее шести квадратных метров площади .
Важное значение имеет правильное освещение. В рабочих помещениях наиболее желательным является естественное освещение. Рабочие места располагают так, чтобы свет падал слева и спереди. Искусственное освещение может быть общим (светильники монтируют в потолок) и местным (на каждом рабочем месте устанавливают настольную лампу).
В служебных комнатах рекомендуется поддерживать температуру 20-22° С в холодный период года и 22-25° С в теплый период года, влажность должна составлять 50-60 %, скорость движения воздуха на рабочем месте - 0,1 м/с, допустимый уровень шумов - 50 дцб, максимальная запыленность воздуха в помещении при размере частиц не более 3 мкт - 0,75 мг/ куб. м .
Повышению производительности труда персонала способствует надлежащее оформление интерьера рабочих комнат.
Да, цветовая гамма для окраски стен подбирается с учетом наибольшего коэффициента отражения света и степени освещенности помещения. Следует уделять внимание и озеленению помещений, поскольку растения не только выполняют декоративную функцию, но И улучшают состав воздуха, снижающие нервную и зрительную усталость.
Рабочее место каждого работника службы делопроизводства должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей.
В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные - для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.
В помещениях службы делопроизводства желательно установить машину для уничтожения документов, а также переплетно-брошюровочные, підбірочні, бумагорезальные машины. Для первичной обработки входных и выходных документов должны применяться машины для раскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные и маркировочные машины, ламинатор, штемпельный аппарат и т.д.
При обустройстве рабочих мест необходимо заботиться, чтобы каждый работник был обеспечен набором канцелярских принадлежностей (многоярусные лотки для бумаг, календарь-ежедневник, настольный органайзер с ручками и карандашами, блокноты, разнообразные папки для текущего хранения документов).
На рабочем столе должно быть достаточно места для размещения документации, канцелярских приборов.
В случае применения в учреждении традиционных форм регистрации документов и контроля их выполнения необходимо иметь настольные картотеки.
Сейчас почти каждое рабочее место в службе делопроизводства оснащенное компьютером и телефоном (внутренней связи или с выходом на городскую сеть). Кроме того, следует предусматривать место для сканеров, принтеров, факсов и т.д. Все используемое оборудование должно размещаться в непосредственной близости от пользователя. Работники службы делопроизводства должны быть обеспечены техническими средствами согласно их функциональных обязанностей.
Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота - расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона.
Подставка для ног должна служить дополнительной опорой, что обеспечивает удобный угол наклона между ногами и средствами изменения рабочей позы. Наклон поверхности подставки для ног должна регулироваться.
Рекомендуется использовать рабочие кресла с самоорієнтувальними колесами, что позволяет пользователю легко и безопасно двигаться на короткие расстояния в пределах рабочего места . Поверхность сиденья и спинки стула должна быть напівм"якою, с нескользящим, воздухонепроницаемым покрытием, легко чистится и не электризуется.
Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.
Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана - 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не осліплювали работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику - сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора.
Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.
При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов .
Для работников, которые вводят информацию в компьютер, предусматривается перерыв через два часа после начала работы и через полтора-два часа после перерыва на обед продолжительностью по 15 минут каждый или через каждый час работы за компьютером по 10 минут в течение рабочего дня .